В Омске выбрали СЭД для госорганов
На круглом столе по межведомственному электронному документообороту, прошедшем в Омске в рамках пятого международного информационного конгресса, были подняты важные вопросы, касающиеся государственных e-документов. В итоге представителям госвласти и игрокам рынка удалось выбрать оптимальную СЭД. Какими функциями и особенностями она должна обладать?
6-8 июня 2012 года в Омске состоялся 5 международный информационный конгресс, основная тема которого в этом году звучала как "Электронное Правительство – новые возможности управления государством". В конгрессе приняли участие 850 делегатов из 35 регионов России, а также представители Германии, Казахстана и Украины – сотрудники органов государственной власти и местного самоуправления, российских и зарубежных компаний, научных и образовательных кругов, специалисты в сфере ИТ.
В рамках МИК-2012 были рассмотрены вопросы использования современных информационных технологий в различных сферах жизнедеятельности (ЖКХ, образования, здравоохранения и пр.), предоставления государственных и муниципальных услуг в электронном виде, построения электронного правительства, организации межведомственного электронного документооборота.
СЭД отдельно
Наиболее важным задачам организации электронного документооборота в органах государственной власти был посвящен отдельный круглый стол "Межведомственный электронный документооборот". Его организаторами выступили правительство Омской области, Министерство промышленной политики транспорта и связи Омской области и компания "Интертраст".
Участники круглого стола обсудили актуальные проблемы организации электронного документооборота в госорганах, интеграции СЭД органов госвласти с системой межведомственного электронного документооборота, методы и технологии построения безопасного юридически значимого электронного документооборота, возможности работы губернатора/мэра/руководителя в СЭД на мобильных устройствах.
Как отметили собравшиеся, современные системы электронного документооборота давно переросли задачи автоматизации делопроизводства: сегодня они обеспечивают информационную поддержку всех жизненно важных для организации процессов. Основную цель нынешней СЭД можно сформулировать как предоставление госслужащим необходимой информации в нужное время для выполнения ими своих обязанностей.
В связи с этим система электронного документооборота органа государственной власти, помимо всего прочего, должна быть функциональной, легко встраиваться в существующую ИТ-инфраструктуру, интегрироваться с системой МЭД, обеспечивать юридическую силу документов, а также быть доступной всегда и везде.
Что должна "уметь" СЭД для госсектора
| Свойство | Расшифровка |
| Быть функциональной | Автоматизировать работу с входящими, исходящими, внутренними, организационно-распорядительными документами, договорами, обращениями граждан, поручениями и пр.), но одновременно удобной и несложной в эксплуатации, а значит обладать простым и понятным интерфейсом, настраиваемым под разные группы пользователей (сотрудников ДОУ; служащих других отделов; мэров и губернаторов) |
| Легко встраиваться в имеющуюсяинфраструктуру | В идеале быть платформонезависимой, интегрироваться с другими информационными системами, работать в территориально распределенной среде (особенно актуальная задача при тиражировании системы электронного документооборота на муниципальные образования |
| Интегрироваться с системой МЭД | Это позволит обеспечить электронное взаимодействие посредством СЭД с администрацией президента РФ, аппаратом правительства РФ, другими федеральными органами исполнительной власти и органами исполнительной власти субъектов РФ |
| Нести юридическую значимость | Обеспечивать юридическую силу циркулируемых в ней электронных документов и, при необходимости, конфиденциальность содержащейся в них информации |
| Быть доступной всегда и везде | предоставлять возможность пользователям работать с документами в любое время и в любом месте для решения важных управленческих задач (как на персональном компьютере/ноутбуке, так и смартфоне, планшете, как непосредственно в системе, так и в ее веб-интерфейсе). |
Источник: "Интертраст", 2012
Как все эти потребности могут быть реализованы на практике, участникам круглого стола продемонстрировали сотрудники компании "Интертраст", рассказав о новой версии системы электронного документооборота CompanyMedia 4.0, которая должна выйти в текущем году.
CompanyMedia - многофункциональная СЭД, интегрируемая с системой межведомственного электронного документооборота. Система обеспечивает конфиденциальность и юридическую значимость электронных документов, устанавливается на компьютер/ноутбук, смартфон BlackBerry, планшет iPad. Все эти характеристики получат дальнейшее развитие в новой - 4.0 - версии системы. Одной из главных отличительных особенностей CompanyMedia в новом воплощении станет работа на различных платформах (Lotus Domino/Notes, FileNet, OpenText, в будущем – SharePoint и др.).
Практика e-документооборота
Практическим опытом перехода на электронный документооборот поделились с посетителями непосредственно представители органов государственной власти.
О достижениях Ямало-Ненецкого автономного округа в этой области рассказалЮрий Кулаков, начальник управления документационного и информационного обеспечения аппарата губернатора ЯНАО.
Создание системы электронного документооборота и делопроизводства (СЭДД) в исполнительных органах власти ЯНАО началось в 2006 году. Первоначально система была внедрена в высшем исполнительном органе государственной власти – администрации (ныне Правительстве) автономного округа. Сейчас же в единой информационной системе осуществляют документационное взаимодействие все исполнительные органы автономного округа, представительства автономного округа за его пределами (гг. Екатеринбург, Курган), законодательное собрание и счетная палата автономного округа, все органы местного самоуправления городов ирайоновавтономного округа – всего более 60 участников. СЭДД разработана на базе типовой версии системы электронного документооборота CompanyMedia (разработчик – компания "Интертраст").
Как отметил г-н Кулаков, постоянная работа по созданию привлекательного, а в большей степени необходимого, информационного ресурса, активное вовлечение в деятельность не только профильных специалистов – делопроизводителей, а всех сотрудников, привела к тому, что в настоящее время в системе осуществляют работу более полутора тысяч государственных гражданских и около тысячи муниципальных служащих. "Не миновала эта участь и высших должностных лиц – губернатор автономного округа и большинство членов правительства уже год лично работают с документами в электронном виде. Осуществить это позволило мобильное рабочее место на базе планшета iPad. Тестируемая в настоящее время новая версия программного продукта позволит и руководителям исполнительных органов обрести мобильность. Хотя и сейчас наиболее передовые из них делают это. Наша система давно уже превратилась в ежеминутно необходимый инструмент межведомственного документационного взаимодействия", - уверен он.
Опытом внедрения системы электронного документооборота и делопроизводства в администрации города Омска поделиласьОльга Сухинина, начальник отдела информационных систем муниципального учреждения города Омска "Управления информационно-коммуникационных технологий". Статус муниципальной информационной системы СЭДД, построенной на основе CompanyMedia, был присвоен системе в октябре 2011 года распоряжением исполняющего обязанности Мэра города Омска Владимира Потапова. Сегодня система функционирует на 1500 рабочих местах госслужащих администрации города.
О целях и результатах внедрения СЭД в органах исполнительной власти Самарской области рассказалаНаталья Герасимова, главный консультант Управления региональной информатизации Департамента информационных технологий и связи Самарской области.
Работы по внедрению в органах исполнительной власти Самарской области автоматизированной информационной системы документооборота и делопроизводства (АИС ДД) Самарской области, созданной на базе системы электронного документооборота CompanyMedia (компания "ИнтерТраст"), были начаты в 2003 году в соответствии с "Планом реализации приоритетных проектов по информатизации органов исполнительной власти на 2003-2005 годы". Целью проекта внедрения системы было повышение эффективности деятельности органов исполнительной власти Самарской области, создание условий повышения качества подготовки управленческих решений органами государственной власти, а также эффективного выполнения ими своих функций.
По словам г–жи Герасимовой, на текущий момент из 29 органов исполнительной власти области в АИС ДД работают сотрудники 26 ОИВ, а это 2320 человек. В Самарской области 37 городских округов и муниципальныхрайонов. Все они подключены к КСПД Правительства, 34 из них также используют в работе АИС ДД. На начало 2012 года установлено 1061 рабочее место. Для взаимодействия с системами документооборота трех крупнейших городских округов - Самара, Тольятти, Сызрань - разработан специальный протокол обмена и программный шлюз. Таким образом, в настоящее время в АИС ДД работает 3381 пользователь в 60 подразделениях (ОИВы и ОМСУ включительно).
В мае 2011 года был утвержден план перехода на юридически значимый документооборот. За март и апрель 2012 года можно привести следующую статистику: 77% органов власти при подписании внутренних документов и 83% при наложении резолюций используют ЭП.
С лета прошлого года началось тестирование использования рабочих мест в системе на iPad. В частности, руководитель Департамента информационных технологий и связи Самарской области и оба его заместителя с удовольствием используют эту возможность. Ведь ни для кого не секрет, что начальники до 70% рабочего времени не сидят в кабинетах, а присутствуют на заседаниях, совещаниях, рабочих встречах либо в дороге на эти мероприятия. Таким образом, время в дороге с учетом "пробок" используется по максимуму. Руководитель при этом может работать как с помощником, так и без него – это зависит от настроек.
"Основным результатом внедрения АИС ДД явилось создание единого информационного пространства органов исполнительной власти Самарской области", - считает Наталья Герасимова.
Участники круглого стола высоко оценили возможности СЭД CompanyMedia в целом и перспективы CompanyMedia 4.0 в частности и подчеркнули, что она решает основные стоящие перед ОГВ задачи в области электронного документооборота, обеспечивая государственных служащих удобным инструментом для работы с документами, а в более общем смысле – качественного и оперативного выполнения ими своих профессиональных обязанностей, помогает наладить эффективное электронное взаимодействие с коллегами как органа государственной власти, в котором сотрудник работает, так других.
http://www.cnews.ru/reviews/index.shtml?2012/07/11/496097_2
