Как построить электронное правительство, если граждане по-прежнему предпочитают бумагу?
В настоящее время в России существуют не только концептуальные основы электронного правительства, но и создана для него мощная законодательная платформа. Однако переходу на электронное взаимодействие государственных структур с гражданами и организациями мешает огромный поток документов, обращений и заявлений в бумажном виде, которые продолжают поступать в ведомства.
Федеральное законодательство обязало все госучреждения обеспечивать заявителей государственными услугами в электронном виде, а для этого обмениваться документами и информацией в электронной форме*. Нормативно определен перечень первоочередных электронных услуг, предоставляемых органами исполнительной власти субъектов РФ и местного самоуправления и план перехода на предоставление госуслуг в электронном виде для федеральных ведомств*. С 1 января 2012 г. во всех ведомствах должен быть обеспечен безбумажный внутренний документооборот*.
Однако реальная ситуация складывается таким образом, что госуслугами в электронном виде сейчас пользуется лишь 6% населения страны – такие данные обнародовал фонд "Общественное мнение" (ФОМ). Более того, только 40% россиян имеют доступ Интернет, и пока нет ни одной государственной структуры, которая бы полностью перевела свою деятельность на электронный документооборот.
Ведомства, наделённые обязанностью принимать заявления и обращения в электронном виде, продолжают получать значительные объёмы документов на бумаге, поскольку граждане имеют на это право. В результате даже при качественно организованном электронном рабочем процессе, организация вынуждена параллельно обрабатывать информацию с бумажных носителей. Дополнительной проблемой при переходе на полностью безбумажный документооборот является также разнообразие форматов электронных документов.
В госорганы поступают, во-первых, рукописные документы на бумаге, отправленные по факсу, по почте или курьерской доставкой. Во-вторых – документы, подготовленные в офисных пакетах, распечатанные на принтере и также полученные по факсу, по почте, курьерской доставкой или по e-mail. В-третьих – сведения, которые приходят после заполнения формы на Портале или подготовленные с помощью специализированного клиентского ПО. Таким образом, госструктуры вынуждены обрабатывать разнородный поток входящей информации – неструктурированные электронные документы, структурированные электронные и бумажные (подготовленные в специальной программе) документы и, наконец, неструктурированные бумажные.
Очевидно, что госорганам для эффективной работы и выполнения требований законодательства, необходимо работать только с унифицированными и классифицированными электронными документами, которые сопровождены всеми необходимыми для идентификации и принятия решений реквизитами. Унифицировать поток входящей документации возможно только на этапе, когда она поступает в организацию, то есть оказывается в экспедиционной службе ведомства. Электронные документы регистрируются стандартным способом, бумажная информация на бланках оцифровывается, распознаётся и загружается в систему. Что касается неструктурированного потока писем и обращений на бумаге, то они также должны быть отсканированы, а затем отправлены на участок ретроконверсии – здесь вручную будет вбиваться информация в индексные поля. В результате из экспедиции документ выходит в электронном виде – его электронный образ прикреплен к учетной карточке, а бумажный оригинал сразу отправляется в архив. Таким образом, уже на этапе обработки входящей документации осуществляется переход на внутренний безбумажный документооборот.
Следующая важная задача, стоящая перед госструктурами – создание условий для формирования более структурированного потока входящей документации.
Ведомствам, чья деятельность связана с приёмом и обработкой отчётности от юридических лиц, целесообразно разработать и утвердить её стандартизированные формы и заказать разработку специализированного локального программного модуля. Такой модуль, доступный через Портал госорганизации и снабжённый обновляемыми справочниками, позволит контрагентам заполнять отчётные формы в интерактивном режиме, а затем их распечатывать (для подписания уполномоченным лицом). Важной особенностью программы должна стать надпечатка на каждой странице двумерного штрих-кода (стандарт PDF417), способного закодировать до 2000 символов и содержащего в себе всю отчётную информацию, идентифицирующие реквизиты и текстовые комментарии. Обработка подготовленных таким образом отчётов (в т.ч. многостраничных) сведётся к сканированию штрих-кодов и автоматическому занесению всей необходимой информации в информационную систему. Так, после первого же этапа обработки, бумажные отчёты могут быть направлены в архив и будут востребованы только в исключительном случае, когда потребуется юридически значимые документы. Сотрудники, занятые обработкой отчётности, будут использовать информацию из базы данных.
Когда граждане и юрлица подают в ведомства заявления, чтобы зарегистрировать или получить разрешение на какую-либо деятельность, госорганы вправе создать для этого удобные инструменты. Например, разработать стандартизированные формы заявлений, которые содержат базовые реквизиты заявителя, тематику запроса по принципу "нужное подчеркнуть" и другую значимую информацию, которая может быть формализована. Вместе с тем в бланке заявления необходимо предусмотреть поля для описания других, не формализованных документов пакета: количество документов, количество листов и т.д. Такой бланк заявлений можно распространять через Портал ведомства, чтобы после предварительной регистрации гражданин или организация могли получить бланк с уникальным штрих-кодом. Специалисты ведомства будут обрабатывать входящую документацию такого типа, отсканировав бланк заявления и остальные документы пакета. Сведения с бланка попадут в базу данных, а электронные копии не формализованных документов проиндексированы по информации из бланка и "привязаны" к заявлению.
Поскольку вся информация будет поступать в информационные системы госорганизации в типовом электронном виде, сопровождаться реквизитами, которые её идентифицируют, поток входящей документации станет унифицированным. В свою очередь, максимально стандартизировав бумажные документы, ведомство сможет значительно упростить процесс их обработки.
В настоящее время государство реализует целый комплекс мер, направленных на наращивание возможностей для взаимодействия с гражданами и организациями в электронном виде (совершенствование законодательства, создание инфраструктуры, формирование электронных информационных ресурсов и т.д.). Одновременно федеральным и региональным ведомствам предстоит решить задачи по максимальной формализации административных процедур при исполнении профильных функций. В частности, стандартизировать процессы обработки информации, поступающей от юридических лиц и граждан.
* Федеральные законы Российской Федерации от 27.07.2010 г. "Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг" № 210-ФЗ и "О внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации в связи с принятием Федерального закона "Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг" № 227-ФЗ
* Распоряжением Правительства РФ от 17.10.2009 № 1555-р утвержден "План перехода на предоставление государственных услуг и исполнение государственных функций в электронном виде федеральными органами исполнительной власти", а распоряжением Правительства РФ от 17.12.2009 № 1993-р – "Сводный перечень первоочередных государственных и муниципальных услуг, предоставляемых органами исполнительной власти субъектов РФ и органами местного самоуправления в электронном виде, а также услуг, предоставляемых в электронном виде учреждениями субъектов РФ и муниципальными учреждениями"
* Распоряжением Правительства РФ от 12 февраля 2011 г. № 176-р утвержден "План мероприятий по переходу федеральных органов исполнительной власти на безбумажный документооборот при организации внутренней деятельности".
