Развивая тему, поднятую С. Лизиным (Эволента), рассмотрим для начала теорию хранения электронных документов в МФЦ.

Согласно закону 210-ФЗ «многофункциональный центр предоставления государственных и муниципальных услуг (далее - многофункциональный центр) - это российская организация независимо от организационно-правовой формы (в том числе являющаяся автономным учреждением), … уполномоченная на организацию предоставления государственных и муниципальных услуг, в том числе в электронной форме, по принципу "одного окна".

Из приведенного определения можно сделать вывод, что одной из основных задач МФЦ является прием у заявителей документов, необходимых для предоставления государственных и муниципальных услуг, в том числе и документов личного хранения.

Правила организации деятельности МФЦ установлены постановлением Правительства РФ от 22 декабря 2012 года № 1376. Ст. 21 этого постановления содержит перечень задач, выполняемых автоматизированной системой МФЦ, п. «ж» устанавливает, что система должна обеспечить «формирование электронных комплектов документов, содержащих заявления (запросы) о предоставлении государственной или муниципальной услуги в форме электронного документа, электронные образы документов, необходимых для оказания государственной или муниципальной услуги», а п. «к» обязывает систему обеспечить хранение сведений об истории обращений заявителей в соответствии с требованиями законодательства Российской Федерации к программно-аппаратному комплексу информационных систем персональных данных.

Процедура такого сбора и хранения документов, а также получения согласия на обработку персональных данных регламентирована не четко.

Многие органы местного самоуправления приняли регламенты МФЦ. В этих регламентах установлен порядок приема, выдачи и хранения документов, принятых от заявителя.

В отличие от административных регламентов предоставления услуг, общепринятого шаблона такого регламента не существует, поэтому процедуры описаны в них по-разному.

Например, в Регламенте МФЦ Мясниковского района Ростовской области установлено, что при приеме документов от заявителя сотрудник МФЦ: «Задаёт параметры поиска сведений о заявителе в ИПС МФЦ, содержащей информацию о получателе государственных (муниципальных) услуг, (в случае повторного предоставления (продления срока предоставления) государственных (муниципальных) услуг)». Итак, регламент предусматривает хранение в Системе некой информации о заявителе, а возможно и о представленных им ранее документах.

В том же Регламенте МФЦ, в разделе, озаглавленном «Хранение документов», описано хранение результата исполнения услуги. Положительный результат хранится 3 месяца и передается на дальнейшее хранение в орган, выдавший результат. Отказ хранится в течение 21-го рабочего дня, после чего направляется заявителю по почте. Результаты следует хранить в «металлических бухгалтерских шкафах и сейфах» о хранении документов в информационной системе в регламенте больше ничего не сказано.

Другой пример. Регламент МФЦ города Троицка (ныне Москва), содержит перечень основных и обеспечивающих видов деятельности МФЦ. Хранение и архивирование документов отнесено к обеспечивающим видам деятельности. Хранение документов в МФЦ описано следующим образом «7.1. Документы, полученные от Заявителя, результаты услуг, иные документы (заявления, запросы, справки, переписка) полученные в бумажном и (или) в электронном виде формируются в дело Заявителя и хранятся в МФЦ пять лет».

Итак, МФЦ уполномочен хранить документы, полученные от заявителя и использовать хранящуюся у него информацию при повторном обращении заявителя, и может не требовать у заявителя эти документы повторно.

Ничего не сказано о том, как МФЦ должен заверять, полученные от заявителя документы.

Если предполагается полностью освободить заявителя от предоставления «документов личного хранения» то важно создать механизм проверки достоверности и актуальности представленной заявителем информации, в том числе и «документов личного хранения».

Рассмотрим последовательно перечень документов содержащийся в 210-ФЗ.

 

1) документы, удостоверяющие личность гражданина Российской Федерации, в том числе военнослужащих, а также документы, удостоверяющие личность иностранного гражданина, лица без гражданства, включая вид на жительство и удостоверение беженца;

Перечисленная в п.1 группа документов весьма обширна.

Срок действия перечисленных документов установлен соответствующим законодательством. Нельзя исключить так же порчу и утрату документов, в этом случае производится замена документа и утраченный документ перестает действовать. Поэтому, в любом случае, должна существовать возможность проверки действительности документа, избавляющая сотрудника МФЦ от необходимости сверять каждый раз предъявленный документ с имеющийся копией.

В указанной группе документов особо можно выделить паспорт гражданина РФ и заграничный паспорт гражданина РФ. Действительность этих документов уже сейчас может быть проверена через запрос в ФМС РФ, хотя пока на сайте указано, что ответ на запрос носит справочный характер и не является юридически значимым.

Действительность остальных документов в этой категории отследить не так просто.

Документы, удостоверяющие личность иностранных граждан очень разнообразны и трудно поддаются проверке, требуется взаимодействие с иностранными государствами. Эти документы могут быть проверены, в случае создания базы миграционного учета, а, следовательно, базы документов, удостоверяющих личность, всех иностранных граждан въехавших на территорию РФ. Документы, удостоверяющие личность военнослужащего, беженца, лица без гражданства, моряка и т.д. также требуют дополнительной систематизации и создания соответствующего сервиса ФМС России и других ведомств, выдавших документы.

Итак, один из наиболее востребованных документов (паспорт гражданина РФ) может быть «введён в электронный оборот».

 

2) документы воинского учета

Военные комиссариаты создаются в субъектах РФ и имеют структурные подразделения отделы. (П.2 «Положения о военных комиссариатах» утв. Указом Президента РФ от 07.12.2012 № 1609).

Воинский учет осуществляют органы местного самоуправления (ОМСУ) и организации-работодатели. (Постановление Правительства РФ от 27.11.2006 N 719 (ред. от 22.03.2012) «Об утверждении Положения о воинском учете»).

Работодатель обязан:

• В двухнедельный срок направлять в соответствующие отделы военных комиссариатов и (или) ОМСУ сведения о гражданах, подлежащих воинскому учету и принятию (поступлению) или увольнению (отчислению) их с работы (из образовательных учреждений).
• По запросам соответствующих отделов военных комиссариатов и (или) органов местного самоуправления направлять в двухнедельный срок необходимую информацию о гражданах, состоящих на воинском учете, а также о гражданах, не состоящих, но обязанных состоять на воинском учете.
• Ежегодно, до 15 сентября, представлять в соответствующие отделы военных комиссариатов списки граждан мужского пола в возрасте 15 и 16 лет
• Ежегодно, до 1 ноября, сотрудники, осуществляющие воинский учет в организации, представляют списки граждан мужского пола, подлежащих первоначальной постановке на воинский учет в следующем году.
• В установленном порядке вносить сведения об изменениях данных работника (семейное положение, ФИО, состояние здоровья и т.д.) в личные карточки работников.
• Не реже одного раза в год проводить сверку.

Работодатель сверяет сведения, внесенные в соответствующий раздел Личных карточек работников с документами воинского учета, находящимися на руках у работников.

Затем, (следствие логично, но необязательно) не реже одного раза в год в порядке, установленном Минобороны, дата и время для этого устанавливаются органом, осуществляющим воинский учет на территории, в пределах которой находится организация, сверяется сведения личных карточек работников, со сведениями, содержащимися в документах воинского учета соответствующих отделов военных комиссариатов (структурных подразделений военных комиссариатов по муниципальным образованиям) и (или) органов местного самоуправления.

Итак, из правил ведения воинского учета следует, что изменения данных документов воинского учета в основном вторично и спонтанно или связано с достижение гражданином определенного возраста. Данные о таких изменениях могут отражаться во многих других документах. Это такие данные как ФИО, семейное положение, рождение детей, состояние здоровья, факт увольнения в запас, изменение звания, должности ит.д.

Логично создать базу данных воинского учета, в которую будут поступать сведения от военных комиссариатов каждого субъекта РФ. Обновляться данные базы будут несколько раз в год. Списки граждан до 15 сентября и 1 ноября каждого года и установить единую дату сверки всех прочих данных базы.

Тогда, заявителю можно будет указать в порядке информирования, на то, что он должен представить документы воинского учета, если они и (или) данные в них были изменены после конкретной даты.

Итак, документы воинского учёта подвергаются изменениям между ежегодными проверками, поэтому их можно, хотя и сложно «вводить в электронный оборот».

 

3) свидетельства о государственной регистрации актов гражданского состояния;

Акты гражданского состояния это:

• рождение;
• заключение брака;
• расторжение брака;
• усыновление (удочерение);
• установление отцовства;
• перемена имени (собственно имени, фамилии и отчества);
• смерть гражданина.

Акты гражданского состояния изменяются не слишком часто, как правило, максимум несколько раз в жизни. Однако их изменение и соответствие личности человека данным этих документов имеет решающее значение при совершении юридически значимых действий, например оформление наследства, установления законных родственных отношений между гражданами.

Дату рождения можно сменить, только если допущена ошибка, т.е. вероятность этого весьма мала. Остальные данные сменить можно, хотя в этом случае придется менять и все остальные документы, в которых указаны эти сведения. Все остальные данные совершеннолетний гражданин может изменить через органы Загса по своему желанию при этом старые свидетельства о регистрации актов гражданского состояния должны быть уничтожены, и вместо них выдаются новые.

Нельзя исключить возможность утраты и порчи свидетельств.

Свидетельство о смерти может быть аннулировано, если гражданин, признанный судом умершим, явится в суд и будет установлено, что он жив.

Каждый такой документ оформлен на специальном бланке, имеющем номер и серию.

Хранится сам документ (заверенная копия) может в МФЦ, и должен быть создан механизм проверки действительности документов по номеру и серии.

В некоторых субъектах РФ уже сейчас создаются базы хранения сведений из актов гражданского состояния. До создания базы можно сделать указание для заявителя, что если данные были изменены, документы нужно предъявить снова.

Итак, свидетельства о регистрации актов гражданского состояния могут быть внедрены в «электронный оборот» при условии проверки действительности этих документов.

 

4) документы, подтверждающие регистрацию по месту жительства или по месту пребывания;

Могут меняться достаточно часто, в зависимости от образа жизни гражданина. В соответствии с новой редакцией ст.4 Закона РФ от 25.06.1993 N 5242-1 (ред. от 30.12.2012) «О праве граждан Российской Федерации на свободу передвижения, выбор места пребывания и жительства в пределах Российской Федерации», которая вступает в силу с 1 января 2014 года, функции по контролю и учету граждан РФ по месту жительства и пребывания полностью переходят от ОМСУ, к органам осуществляющим контроль и надзор в сфере миграции, т.е. УФМС. Таким образом, станет проще ведение единой базы регистрации граждан по месту жительства и пребывания.

 

5) документы, подтверждающие предоставление лицу специального права на управление транспортным средством соответствующего вида;

При каждом использовании водительских прав для оказания услуг в МФЦ, необходимо будет проверить их подлинность и действительность. Т.к. права могут быть аннулированы. Должен существовать доверенный сервис проверки действительности и подлинности прав в ГИБДД бесплатный для МФЦ.

 

6) документы, подтверждающие прохождение государственного технического осмотра (освидетельствования) транспортного средства соответствующего вида;

Для того чтобы пройти техосмотр с 1 января 2013 года необходимо обращаться к операторам ТО (а именно к аккредитованным юридическим лицам, или же к индивидуальным предпринимателям).

Абсолютно все операторы техосмотра в обязательном порядке должны быть подключены к автоматизированной информационной системе ТО (ЕАИС ТО).

Кроме того, диагностическая карта, которую выдают по результатам техосмотра, существует не только на бумаге, но и в электронном виде. Страховщик всегда может проверить, проходила та или другая машинатехосмотр.

Для проверки сведений можно дать МФЦ доступ к системе ЕАИС ТО. МФЦ должны иметь возможность запрашивать хотя бы дату последнего ТО по номеру ТС.

Сроки прохождения ТО (сроки, в течение которых актуальны документы о прохождении техосмотра):

• новые легковые и грузовые автомобили массой до 3,5 тонн - раз в 3 года (диагностическая карта выдается сроком на 36 месяцев без осмотра автомобиля);
• ТС возрастом не более 7 лет, включая год выпуска, - раз в 2 года (диагностическая карта выдается сроком на 24 месяца);
• ТС возрастом старше 7 лет, а также все ТС категории «С» - ежегодно (диагностическая карта выдается сроком на 12 месяцев);
• ТС категории «Д», грузовики, перевозящие опасные или крупногабаритные грузы, а также ТС, используемые в коммерческих пассажирских перевозках (в том числе такси), - раз в полгода (диагностическая карта выдается сроком на 6 месяцев).

 

7) документы на транспортное средство и его составные части, в том числе регистрационные документы;

Для проверки указанных документов должна существовать хотя бы возможность, проверки, состоит ли указанное ТС на учете и, возможно некоторых других параметров.

 

8) документы о трудовой деятельности, трудовом стаже и заработке гражданина;

Документы, указанной категории очень сложно подвергнуть систематизации и автоматизировать. Их источником, как правило, является работодатель, которым может быть организация или индивидуальный предприниматель. Копия трудовой книжки, справка о заработной плате остаются актуальными неопределенный промежуток времени. Поэтому в законодательных актах установлен срок действия таких документов в конкретных случаях.

В новом, еще не вступившем в силу Постановлении Правительства РФ от 21.05.2013 N 425 «О внесении изменений в некоторые акты Правительства Российской Федерации в части определения видов электронной подписи, использование которых допускается при обращении за получением государственных и муниципальных услуг». Установлено, что в некоторых случаях (получение пособия лицами, находящимися в отпуске по уходу за ребенком) можно приложить копию трудовой книжки, если подписать ее квалифицированной электронной подписью.

Итак, введение в «электронный оборот» данного вида документа прблематично.

 

9) документы о соответствующих образовании и (или) профессиональной квалификации, об ученых степенях и ученых званиях и документы, связанные с прохождением обучения, выдаваемые организациями, осуществляющими образовательную деятельность.

Документы об образовании не меняются, и не теряют своей актуальности с течением времени. Однако множество документов об образовании в наше время являются подделками. Для проверки подлинности диплома МФЦ при приеме таких документов, может сделать запрос в выдавшую диплом организацию, и в дальнейшем, использовать копию диплома при предоставлении услуг гражданину.

Технологически выстроить систему учёта такого рода документов представляется реальным.

 

10) справки, заключения и иные документы, выдаваемые медицинскими организациями, осуществляющими медицинскую деятельность и входящими в государственную, муниципальную или частную систему здравоохранения;

Организация, выдавшая документ, должна вызывать доверие у органа, предоставляющего услугу. Может возникнуть необходимость проверки достоверности данных и надежности организации, выдавшей документ. В этом случае требуется письменное согласие граждан.

Сведения, связанные с состоянием здоровья граждан относятся к специальным категориям персональных данных, определенным ст. 10 Федерального закона № 152-ФЗ «О персональных данных».

Перечень случаев, в которых такие данные могут разглашаться определен п.4 ст. 13 Федерального закона №323-ФЗ «Об основах охраны здоровья граждан в Российской Федерации» и получение государственных услуг в этот перечень не входит.

Срок действия медицинских документов часто определен административными регламентами предоставления услуг, для получения которых они требуются.

Выписки и заключения действуют предположительно неограниченное количество времени, если состояние здоровья гражданина не изменится.

В виду слишком большого разнообразия организаций, выдающих данный вид документов, и необходимости повышенной защиты медицинских сведений, введение их в «электронный оборот» кажется нецелесообразным.

 

11) документы Архивного фонда Российской Федерации и другие архивные документы в соответствии с законодательством об архивном деле в Российской Федерации, переданные на постоянное хранение в государственные или муниципальные архивы;

Архивные документы не меняются с течением времени, если не рассматривать возможность подделки, то их можно спокойно принимать и хранить в МФЦ. То есть МФЦ может стать точкой сбора указанных сведений и обеспечить постепенный перевод этих документов в электронный вид.

 

12) решения, приговоры, определения и постановления судов общей юрисдикции и арбитражных судов;

Решения судов актуальны до тех пор, пока не будут отменены, например, в результате рассмотрения дела в суде следующей инстанции. Важно не пропустить этот момент и, при необходимости убедиться в актуальности, имеющегося в МФЦ решения суда.

С 1 июля 2010 года вступил в силу Федеральный закон «Об обеспечении доступа к информации о деятельности судов в РФ», обязывающий публиковать на сайтах судов почти все выносимые ими решения, приговоры и иные акты. Тем не менее, на практике найти решения судов на их собственных сайтах затруднительно.

В настоящее время в интернете существует множество баз данных, содержащих решения судов. Информация, опубликованная там, носит рекомендательный характер и не может быть использована при сборе документов МФЦ.

Создание доверенной государственной базы судебных решений могло бы решить эту проблему.

 

13) учредительные документы юридического лица;

Изменения в учредительные документы вносит при необходимости само юридическое лицо.

Информация, содержащаяся в учредительных документах, практически полностью дублируется в полной выписке из ЕГРЮЛ, которую МФЦ может получить, направив запрос в ФНС. Тем не менее, для ряда услуг, требуется предоставить оригиналы учредительных документов в этом случае их предъявление в МФЦ обязательно.

Учредительные документы актуальны все время существования юридического лица до внесения в них изменений. Итак, данный тип документов может поступить в «электронный оборот».

 

14) решения, заключения и разрешения, выдаваемые органами опеки и попечительства в соответствии с законодательством Российской Федерации об опеке и попечительстве;

Срок действия документов, выдаваемых органами опеки и попечительства, установлен в НПА, для каждого конкретного случая.

Например, Заключение о возможности быть опекуном (попечителем), приемным родителем, патронатным воспитателем, усыновителем) действительно в течение 2-х лет или менее в случаях, установленных законодательством см. Постановление Правительства РФ от 18.05.2009 №423 «Об отдельных вопросах осуществления опеки и попечительства в отношении несовершеннолетних (ред. 14.02.2013) и Постановление Правительства РФ от 29.03.2000 N 275 (ред. от 14.02.2013) «Об утверждении правил передачи детей на усыновление (удочерение) и осуществления контроля за условиями их жизни и воспитания в семьях усыновителей на территории Российской Федерации и Правил постановки на учет консульскими учреждениями Российской Федерации детей, являющихся гражданами Российской Федерации и усыновленных иностранными гражданами или лицами без гражданства».

В случае возникновения сомнений в подлинности представленных документов, проще всего сделать запрос. Или создать базу решений органов опеки и попечительства, хотя бы в пределах субъекта РФ с учетом принципа экстерриториальности МФЦ.

 

15) правоустанавливающие документы на объекты недвижимости, права на которые не зарегистрированы в Едином государственном реестре прав на недвижимое имущество и сделок с ним;

Срок действия возникшего права должен быть установлен договором. Т.е срок действия документа установлен в нем самом, например, договор аренды до года, хотя после внесения изменений в ГК РФ с 1 марта 2013 года, некоторые юристы советуют регистрировать договор аренды, не зависимо от срока.

Не подлежали регистрации права, возникшие до 31 января 1998 года. Такие документы действительны до тех пор, пока обладатель права не решит передать или ограничить свое право. В случае ограничения или отчуждения право нужно будет зарегистрировать и оно не будет больше относиться к этой категории.

Итак, современные краткосрочные (менее 1-го года) договоры не стоит переводить в электронный вид, а «старые» правоустанавливающие документы можно начать накапливать в электронном виде.

 

16) документы, выдаваемые федеральными государственными учреждениями медико-социальной экспертизы;

За предоставление сведений медико-социальной экспертизы ответственно Федеральное медико-биологическое агентство (ФМБА). Агентство разработало формат сервиса предоставления сведений из документов МСЭ. Сервис, согласно формату, должен позволять получать данные об установленной группе инвалидности и сведения, содержащиеся в программе реабилитации инвалида SID0003188.

Срок каждого следующего переосвидетельствования устанавливает бюро МСЭ. В ряде случаев инвалидность может быть установлена бессрочно. В этом случае, можно просто хранить справку МСЭ и программу реабилитации в МФЦ, пока не возникнет необходимость внесения изменений и не будет проведено переосвидетельствование.

То есть данный вид документов можно выводить из состава документов личного хранения (в случае работоспособности сервиса).

 

17) удостоверения и документы, подтверждающие право гражданина на получение социальной поддержки;

18) документы о государственных и ведомственных наградах, государственных премиях и знаках отличия.

По п.п. 17 и 18. Граждане, обладающие соответствующим правом, имеют «корочки» и справки подтверждающие их. Важно отслеживать, не утратил ли гражданин право на льготы и социальную поддержку, не лишен ли наград, и избежать предоставления поддельных документов и свидетельств. С этой целью МФЦ может сделать запрос в орган, выдавший документ. Перевести подобные запросы в электронный вид представляется довольно затруднительно из-за большого разнообразия ответственных ОМСУ, органов власти субъектов и федеральных органов.

 

Общий вывод:

«Документы личного хранения» изменяются довольно редко. Их изменение влечет за собой множество разнообразных последствий. Для того чтобы освободить заявителей от необходимости повторно предоставлять документы лично, необходимо создать механизм проверки действительности и актуальности сведений и документов.

Документы, о которых сказано выше, как правило, оформлены на специальных бланках и имеют особые реквизиты (серию, номер и т.п.). Хранение документов в МФЦ позволяет не передавать сами документы и сведения, содержащиеся в них. Достаточно только создать механизм проверки действительности по реквизитам.

Кроме того, необходимо в законодательном порядке прописать механизм заверения копий таких документов в МФЦ их действительность при оказании услуг в органах государственной власти и юридическую силу в судебных спорах.